Ordlista Läshänvisningar

5. Förteckna på förteckningsblad

Förtecknandet av arkiv sker idag ofta i ett arkivredovisningssystem. De uppgifter som ska ingå i förteckningen är desamma oavsett om arbetet görs på papper, i Word eller i ett IT-stöd. Varje serie ska skrivas på ett eget förteckningsblad.

Exempel på hur man fyller i förteckningsbladet:
Arkivnr 1	Arkivnamn ARKIVBILDARNAMN
Serierubrik. Handlingstypen skrivs i plural. För handlingar som rör ett visst ämne används ofta frasen "Handlingar rörande..."
Placering	Volymnr	Tid	Anmärkningar
			I serieanmärkningen skrivs information som rör hela serien: Serien i t ex. arkivbox/inbunden/på mikrofilm/digitalt (hur serien är förvarad) Serien ordnad t ex. kronologiskt/alfabetiskt/dag-månad-år Om serien är avslutad Övrig information, t ex. handlingar som bytt namn och förklaringar till förkortningar
Rum 1	1	1894-1898	Tid. Anger tid för första och sista handlingen i volymen. För patientjournalserier anges vårdår i serierubriken.
	2	1899-1902	Volymerna ska förtecknas i kronologisk ordning.
	3	1899-1914	Om flera volymer har samma begynnelseår ska den med det senaste slutåret stå sist.
	4	1915-1925	I volymanmärkningen skrivs information som gäller för den enskilda volymen, vilket kan vara sorteringsordning (t ex. diarienummer, alfabetisk ordning eller dag-månad-år) och avvikande format. Vissa handlingar kan vara bra att redovisa på handlingsnivå, t ex. rapporter och tryck. Se exempel nedan för standardfraser* som används i serie- eller volymanmärkningen:*
	5	1926-1930	Med används när man vill upplysa om innehåll i serien som inte framgår av rubriken, men som kan vara viktigt vid återsökning. "Med register".
	6	1930-1945	Spridda år. Vissa år saknas.
	7	1946-1952	Lucka. Används om det saknas handlingar inom en volym. Lucka 1947-1948.
	-	1949-1950	Luftserie eller luftvolym - korshänvisning. Ingår i A1:4. När det är få handlingar i en serie kan handlingar läggas i en annan series volym. Då den fysiska volymen saknas markeras detta med ett bindestreck i volymnummerkolumnen.
	8	1952-1960	Häri även Ledningsgruppens protokoll 1949-1950 (A2). (Korshänvisning). I volymen läggs handlingar från en annan serie i ett eget aktomslag. Se till att seriesignumet är tydligt markerat på aktomslaget.