Att införa VIR

Innehållet på VIR-sidorna är under uppdatering.

Den 1 januari 2019 ska samtliga myndigheter inom Region Stockholm ha infört VIR. Så snart en myndighet har färdigställt sin informationsredovisning enligt VIR, och samråd med Regionarkivet har genomförts, kan den nya informationsredovisningen tas i bruk.

Att driva ett införandeprojekt

Regionarkivet rekommenderar att VIR-införandet görs i projektform. Myndighetens storlek och komplexitet avgör hur mycket tid som krävs för detta arbete.

Till hjälp har Regionarkivet tagit fram ett antal verktyg:

Checklista Pdf, 251.2 kB. för implementering av VIR
Mall för milstolpeplan Excel, 15.4 kB. som i detalj beskriver vad som behöver göras
Utbildning (filmer) som består av VIR-teori
Rådgivning från Regionarkivets arkivarier

Kompetenser som bör ingå i projektet

Projektägare: Arkivansvarig.

Styrgrupp: Personer på chefsnivå som har ansvar för relevanta delar av myndighetens verksamhet.

Projektledare: En arkivarie eller motsvarande med kunskap om projektledning.

Projektmedlemmar: Medlemmarna i projektet bör ha god kännedom om verksamheten och dess dokument- och informationshantering, både på en övergripande och på en detaljerad nivå. Exempel på kompetenser: arkivarier, registratorer, dokumentcontrollers, verksamhetsexperter, informationssäkerhetsansvariga, informationsarkitekter, administratörer, systemförvaltare med flera.

Om myndigheten saknar en arkivarie med kunskap om projektledning bör projektet anlita en konsult eller projektanställa en arkivarie.