Frågor och svar om VIR

Nej, VIR är Region Stockholms nya modell för att redovisa information och är inte kopplat till något system. VIR innehåller en redovisningsplan, hanteringsanvisningar, en systemförteckning och en arkivbeskrivning som tillsammans ska beskriva den information som finns hos myndigheten. 

Ja, till Standardredovisningsplanen (se fråga om Standardredovisningsplanen) finns en exempellista Excel, 38.8 kB. med förslag på ingående processer samt handlings-/informationstyper för styr- och stödverksamheterna. Utgå från exempellistan så långt det är möjligt när ni upprättar er egen redovisningsplan.

För kärnverksamheten finns inga fasta processgrupper. Istället finns beskrivande och vägledande texter gällande innehållet i exempellistan.

I processgrupp 2.5 Investeringar och Fastigheter redovisas större byggprojekt. Det är framförallt LOCUM som kommer att använda denna processgrupp.
Processer som fastighetsdrift och löpande underhåll (även hyra/hyra ut lokaler) bör redovisas under processgrupp 2.3 Försörjningstjänster.

I denna processgrupp redovisas myndighetens verksamhetsnära IT-frågor t.ex. att styra och leda IT, utveckling och förvaltning av verksamhetsstödjande system samt att ge IT-stöd (support).
Beställningar och inköp av verksamhetsstöd och hårdvara ska inte ingå i denna processgrupp utan bör redovisas under processgrupp 2.3 Försörjningstjänster.

Processer som bör ingå i processgrupp 2.7 Juridik är: ”Hantera överklaganden och överprövningar” och ”Hantera avtal och avtalsregister” i de fall myndigheten har ett avtalsregister. Själva avtalen bör redovisas under respektive process de tillhör t.ex. anställningsavtal redovisas i personalprocessen, processgrupp 2.10.
I övrigt "tillhör" processgrupp 2.7 Juridik framförallt regionens juridiska avdelning med processer liknande ”Tillhandahålla regionen med juridisk rådgivning” (t.ex. granskning av tjänsteutlåtande) och ”Företräda regionen i domstolar”.

Huvudregeln är att avtal ska redovisas i den process de tillhör. Om myndigheten har ett avtalsregister bör det redovisas under processgrupp 2.7 Juridik eller 2.13 Upphandling. 

Handlingar i projekt ska redovisas under den processgrupp/process projektet hör. Ett byggprojekt redovisas t.ex. under processgruppen 2.5 Investeringar och anläggningar och under en process som kan heta ”Hantera ny/till/ombyggnation av fastigheter och anläggningar” eller liknande (se exempellistan Excel, 38.8 kB.).

Rör projektet ett forskningsprojekt ska det ligga i en process under processgrupp 2.2 Forskning och utbildning, osv. Projekten ska alltså inte ligga i en egen ”projektprocess”. 

Nej, det inte tillåtet att placera handlings-/informationstyper direkt under en processgrupp. Under en processgrupp måste det finnas minst en process i vilken handlingarna/informationen redovisas.

Hanteringsanvisningarna ska redovisa de handlingstyper som finns i en process och hur de ska hanteras. Regionarkivet har upprättat en mall med de uppgifter som ska ingå i hanteringsanvisningarna. Bl.a. ska uppgifter om bevarande, gallring, sekretess, förvaring och placering ingå. Mallen finns i Regionarkivets vägledning om arkiv- och informationshantering, kapitlet om VIR och i avsnittet Hanteringsanvisningarna.
Hanteringsanvisningarna ska vara uppdaterade.

En handlings-/informationstyp är exempelvis en policy, en riktlinje, ett tjänsteutlåtande, ett protokoll eller en skrivelse. Handlingstypen protokoll kan avse protokoll från olika nivåer t.ex. protokoll från en nämnd, en ledningsgrupp, en avdelning/enhet eller från ett projekt.

Hanteringsanvisningarna ska redovisa vilka handlingstyper som finns i en process och hur de ska hanteras. Eftersom handlingstyperna hanteras olika i olika processer behöver de specificeras. I kolumnen ”handlingstyp” bör det i en process anges ”Nämndprotokoll” och i en annan ”Protokoll från ledningsgruppen”, ”Protokoll från enhetsmöten” eller ”Upphandlingsprotokoll”.
Skrivelser kan innehålla en mängd olika information och därför hanteras på olika sätt. Det behöver därför anges om skrivelsen som avses i processen t.ex. är ett tjänsteutlåtande eller en riktlinje. Det ska i hanteringsanvisningarna inte råda någon tveksamhet vilken handling/information som avses. 

I hanteringsanvisningarna anges den fysiska förvaringen hos myndigheten t.ex. "I arkivbox". Är informationen digital anges namnet på det system där informationen finns.
I kolumnen ”Placering” anges var den analoga handlingen är placerad i verksamheten (avser alltså inte digital information) t.ex. i ett närarkiv eller i ett arkivskåp i ett tjänsterum.

Om myndigheten hanterar en stor mängd vårdinformation kan den delas in i två handlingstyper; "Vårdinformation-bevaras" och "Vårdinformation-gallras". Information om respektive handlingstyp finns i de generella bevarande- och gallringsplanerna för analog respektive digital vårdinformation.

I hanteringsanvisningarna ska det framgå med vilket stöd handlingar/information gallras. I kolumnen ”Hänvisning till gallringsbeslut eller lagrum” anges bevarande- och gallringsplaner med namn och förskriftsnummer. Det är även bra att ange vilken version planen har, men detta är inget krav.

Uppdrag som genomförs i projektform förekommer ofta i flera av myndighetens processer och ska redovisas i den process projektet hör. Då hanteringen för de handlingar/den information som uppstår i projekten ofta är densamma, är det tillräckligt att de olika handlingstyperna (projektdirektiv/uppdragsdirektiv, projektplan, milstolpeplan, slutrapport m.m.) redovisas vid ett tillfälle.

I de andra processerna där projekthandlingar förekommer och hanteringen är densamma anges endast ”Projekthandlingar” med en hänvisning till den process där handlingarna/informationen redovisats. I de fall handlingarna/informationen har en annan hantering måste dock projekthandlingarna och dess hantering redovisas.

I systemförteckningen ska samtliga system där myndigheten har information (är informationsägare) ingå. Systemförteckningen ska innehålla både system som är i bruk och system som inte används hos myndigheten och ska avvecklas. Kontorssystem som ingår i den regionsgemensamma IT-plattformen (t.ex. system i Office-paketet och Skype), behöver inte redovisas i förteckningen.

I VIR räcker det med att upprätta en systemförteckning eftersom en del av den information som tidigare fanns i systembeskrivningen nu återfinns i hanteringsanvisningarna. I nuläget behöver ni inte upprätta nya systembeskrivningar även om ni inte övergått till VIR.  

Standardredovisningsplanen ska ligga till grund för informationsredovisningen. Den innehåller fasta processgrupper för styr- och stödverksamheten, men inga fasta processgrupper för kärnverksamheten.

Nej, Standardredovisningsplanen är en standard och får inte ändras. All verksamhet inom Region Stockholm går att placera in som styr-, stöd- eller kärnverksamhet.
Vad gäller processgrupperna kan dock dessa komma att förändras över tid. Har du synpunkter gällande processgrupperna kan du kontakta Regionarkivet.

Det system som i huvudsak berörs är dokument- och ärendehanteringssystemet eftersom Regionarkivet rekommenderar att redovisningsplanen blir den nya ”diarieplanen”. Om ni har systemet Edit (som flera myndigheter inom regionen) kommer anpassning, utveckling m.m. att bevakas gemensamt.

Om ni har ett annat system måste ni själva säkerställa att systemet stödjer VIR. I VIR kan informationen behöva redovisas på en fjärde nivå vilket dokument- och ärendehanteringssystemet i nuvarande version kanske inte stödjer.
Vilka andra system som berörs av VIR är oklart och något som myndigheten måste utreda. 

Se Vägledning om arkiv- och informationshantering. I kapitlet om VIR hittar ni information om vad VIR innebär och nyttan med VIR. Börja med avsnittet Att införa VIR och leta upp mallen för milstolpeplanen Excel, 15.4 kB. där de olika momenten för att införa VIR finns beskrivna. 

Regionarkivet rekommenderar att införandet av VIR drivs i projektform. I Regionarkivets vägledning om arkiv- och informationshantering finns mall för en milstolpeplan som följer Region Stockholms projektmodell ProjektiL. Milstolpeplanen kan även användas om införandet av VIR ingår i linjearbetet. 

VIR ska vara infört hos myndigheten senast den 1 januari 2019.

Dokumenten ska skickas till Regionarkivets registrator.

Nej, samtliga dokument som är färdigställda ska skickas till Regionarkivet för samråd, godkännande och tillstyrkan. Det är redovisningsplanen och hanteringsanvisningarna som behöver samrådas först så att myndigheten kan införa VIR.  

Det är redovisningsplanen och hanteringsanvisningarna som ska vara klara för att myndigheten ska kunna införa VIR.

Systemförteckningen och arkivbeskrivningen kan slutföras i efterhand.
Regionarkivet rekommenderar att redovisningsplanen är den nya ”diarieplanen”. Myndigheten måste därför se till att redovisningsplanen finns inlagd i myndighetens dokument- och ärendehanteringssystem för att kunna införa VIR.

Nej. Regionarkivet har inte gjort något exempel på en milstolpeplan där de olika aktiviteterna tidsuppskattats. Varaktigheten för de olika aktiviteterna är väldigt varierande beroende på myndighetens storlek och komplexitet samt vilken dokumentation som redan finns inom dokument- och informationshantering (arkivförteckningar, dokumenthanteringsplaner m.m.).
En generell uppskattning är dock att det tar cirka en arbetsdag per aktivitet i fas 1. Aktiviteterna i fas 2 och fas 3 behöver längre tid eftersom arbetet i dessa faser kräver samordning av flera arbetsinsatser hos myndigheten.

Milstolpeplanen är en mall med förslag på aktiviteter och en hjälp så att de olika faserna i införandet av VIR inte glöms bort. Ni avgör själva vilka aktiviteter ni anser att ni behöver och kan lägga till eller ta bort aktiviteter efter behov. Lägg gärna till en kolumn för ”Ansvarig” till höger om kolumnen ”Varaktighet”. Det blir på så sätt tydligt vem som ansvarar för vad.
Ordningen i milstolpeplanen behöver inte följas i sin helhet, utan vissa faser kan utföras parallellt (t.ex. fas 2 och fas 3) eller i annan ordning (t.ex. fas 4 och fas 5). 

Nej, det finns inte någon specifik kommunikationsplan för VIR. I milstolpeplanen finns information om kommunikationsplanens innehåll och vad man bör tänka på (fas 7). Motsvarande information finns även i Region Stockholms projektmodell ProjektiL. 

Nej, men det finns flera företag som erbjuder konsulttjänster inom arkivområdet.

Använd Regionarkivets mall för hanteringsanvisningarna. För processmodellering finns flera systemstöd.

Ja, informationsredovisning enligt VIR innehåller inte beslut om bevarande och gallring av information utan utgör en redovisning av densamma. I hanteringsanvisningarna ska det vid varje handlings/informationstyp hänvisas till det gallringsbeslut eller det lagrum som motiverar gallringen.

Om myndigheten har en egen bevarande- och gallringsplan ska den planen anges och i annat fall anges Regionarkivets generella bevarande- och gallringsplan.

Ja, VIR är en modell för att redovisa den information som finns hos myndigheten.

Informationen diarieförs/registreras inte i de olika VIR-dokumenten (t.ex. redovisningsplanen och hanteringsanvisningar). Diarieföring/registrering av allmänna handlingar ska därför göras i det dokument- och ärendehanteringssystem eller liknande som används.

För att visa sambandet mellan redovisning och registrering av information rekommenderar Regionarkivet att redovisningsplanen är myndighetens diarieplan. 

Vi har inte några synpunkter på hur myndigheten organiserar G-katalogen men att låta den följa Standardredovisningsplanen tycker vi naturligtvis är bra. 

I samband med att VIR införs ska arkivbildningen brytas. Den information som finns hos myndigheten före införandet av VIR ska förtecknas enligt Allmänna arkivschemat. Den information som skapas efter införandet av VIR ska redovisas enligt VIR.

VIR ska alltså ersätta det tidigare sättet att redovisa information, vilket bl.a. har gjorts genom arkivförteckningar, arkivbeskrivningar och dokumenthanteringsplaner.