Denna sida har inte uppdaterats på sex månader och kanske inte aktuell längre.
Versionshantering
En ny version av redovisningsplanen upprättas när den innehåller många avslutade och tillagda processer och därmed börjar bli svår att använda. Det kan finnas behov av att skapa en ny numrering utan luckor. En ny version av redovisningsplanen innebär att arkivbildning en bryts.
Eftersom redovisningsplanen, hanteringsanvisningarna och systemförteckningen hänvisar till varandra måste de versionshanteras tillsammans. Arkivbeskrivningen kan däremot versionshanteras separat.
Vissa ändringar i redovisningsplanen, hanteringsanvisningarna, systemförteckningen och arkivbeskrivningen kan ske inom ramen för samma version, se avsnitt hantera ändringar i redovisningsplanen och hantera ändringar i hanteringsanvisningarna och systemförteckningen.
Hur versionshanteringen av informationsredovisningen ska gå till avgörs av den egna myndigheten.
Om myndigheten inte har ett systemstöd kan version- och ändringshantering skötas manuellt enligt exemplet nedan.
Exempel
Förkortningar i tabellen: Hanteringsanvisning=HA, Systemförteckning=SF
Versionsbyte | Arkiv-beskrivning | Hanterings-anvisning | System-förteckning | Kommentar |
|---|---|---|---|---|
Första version: | Arkiv-beskrivning 1.0 | Hanterings-anvisning 1.0 | System-förteckning 1.0 | Alla dokument är i första version |
Arkiv-beskrivningen uppdateras: | Arkiv-beskrivning 2.0 (datum anges) | Hanterings-anvisning 1.0 | System-förteckning 1.0 | Arkivbeskrivningens versionsändring påverkar inte de andra dokumenten |
Hanterings-anvisningarna revideras | Arkiv-beskrivning 2.0 | Hanterings-anvisning 1.1 (datum anges) | System-förteckning 1.0 | När ändringar görs i hanteringsanvisningarna utan att dokumentet byter version ändras andra siffran i versionsnumret. HA och SF relaterar fortfarande till varandra genom första siffran (1) i versionsnumret |
System-förteckningen revideras | Arkiv-beskrivning 2.0 | Hanterings-anvisning 1.1 | System-förteckning 1.1 (datum anges) | När ändringar görs i systemförteckningen utan att dokumentet byter version ändras andra siffran i versionsnumret. HA och SF relaterar fortfarande till varandra genom första siffran i versionsnumret |
Hanterings-anvisningen byter version | Arkiv-beskrivning 2.0 | Hanterings-anvisning 2.0 (datum anges) | System-förteckning 2.0 (datum anges) | Systemförteckning och hanteringsanvisningar byter version samtidigt |
