Verksamhetsbaserad informationsredovisning (VIR)

VIR är Region Stockholms modell för att redovisa handlingar/information och arkiv. Alla myndigheter inom regionen är skyldiga att redovisa och beskriva sin information, vilket görs i en informationsredovisning.

Vad är VIR?

I VIR redovisas handlingar/information i de arbetsprocesser där de har uppkommit. Redovisningen beskriver informationens hela livscykel, från det att den skapas till dess att den tas om hand för arkivering eller gallras, istället för att som tidigare bara beskriva den information som slutarkiverats. Modellen används redan av statliga myndigheter och Stockholms stad.

VIR består av:

• redovisningsplan
• hanteringsanvisningar
• systemförteckning
• arkivbeskrivning

Varför ska informationen redovisas?

Alla myndigheter är enligt lag skyldiga att redovisa och beskriva sin information och sina arkiv. Informationen ska redovisas för att den ska kunna återsökas och förstås utifrån sitt sammanhang. Informationen är en resurs som ska kunna användas av regionens anställda, av medborgare, näringsliv och forskning.

Nyttan med VIR

• VIR gör så att regionens myndigheter beskriver sin verksamhet och sin information på ett gemensamt sätt.

• VIR använder samma begrepp som de som används i reglementen, verksamhetsplaner, budgetdokument och bokslut.

• VIR kopplar informationen till verksamhetens processer. Det gör det lätt att förstå sambanden mellan verksamhet och information.

• VIR underlättar en säker informationshantering.

• VIR hanterar all typ av information, digital som analog, oberoende av om det är text, fotografi, ljud eller rörlig bild.

• VIR skapar ordning och reda, vilket gör att det går lättare att hitta rätt bland handlingarna/informationen. Det minskar dubbelarbete och ger ökad kostnadskontroll samt gör det enklare att lämna ut information enligt offentlighetsprincipen.

• VIR bidrar med tydligare principer för bevarande och gallring. Det blir då enklare att avgöra hur handlingarna/informationen ska hanteras.