Frågor och svar om leveranser

All information som ska bevaras inom Region Stockholm ska slutarkiveras hos Regionarkivet. Det gäller information som lagras på papper och den som lagras digitalt.

Vem kan leverera arkiv till Regionarkivet?

Samtliga förvaltningar, bolag och stiftelser inom Region Stockholm.

Vad gäller för privata vårdgivare?

Patientdatalagen Länk till annan webbplats. tillåter inte att Regionarkivet övertar patientjournaler från privata vårdgivare, oavsett om vårdgivaren har ett avtal med Region Stockholm eller inte. Att ett entreprenadavtal med regionen upphör är inte grund för omhändertagande.

Det enda undantaget är om Inspektionen för vård och omsorg (IVO) fattar beslut om att arkivet ska omhändertas enligt Patientdatalagen 9 kap. 1 §. Mer information om journalhantering när privat verksamhet upphör Länk till annan webbplats. finns hos IVO.

Har du fått ett beslut om omhändertagande av journalarkiv beviljat av IVO?

Kontakta oss när du fått ditt beslut beviljat. Följ vår instruktion om hur journalerna ska ordnas Pdf, 362.7 kB. innan de kan levereras till oss.

Vad ska man göra med arkivet när en myndighet lägger ner?

Om en hel myndighet läggs ner ska arkivet normalt levereras till Regionarkivet inom tre månader. I undantagsfall kan Regionarkivet fatta ett ensidigt beslut om att överta ett arkiv från en myndighet, om brister i hanteringen misstänks.

När ska man leverera?

Vi tar endast emot leveranser av information som är äldre än 10 år och ska bevaras.

En myndighet bör inte leverera pappershandlingar oftare än vart tionde år. Eftersom vi bara tar emot handlingar som ska bevaras så ska gallring ska vara genomförd innan arkivet levereras till oss. 

Hur lång tid tar det?

Att iordningställa handlingar eller information enligt Regionarkivets krav är ofta både tids- och resurskrävande, det kan skilja sig åt hur lång tid det tar att ordna beroende på hur stort arkivet är. God framförhållning och planering är därför viktigt vid förarbetet med en arkivleverans. Att ta emot leveransen tar inte så lång tid när vi väl har godkänt den.

Vad kostar det?

Levererande myndighet står för alla kostnader förknippade med leveransen, inklusive transport och uppackning hos Regionarkivet. När leveransen väl är godkänd tillkommer inga kostnader.

Kan man deponera arkiv hos er?

För närvarande tecknas inga nya deponiavtal. Finns det ett befintligt förvaringsavtal med Regionarkivet sedan tidigare så går det att göra tilläggsleveranser till det, se prislista för deponering av handlingar och föremål för befintliga avtal.

Vem kan jag kontakta?

Regionarkivets leveransfunktion.