2. Inventera verksamhetens handlingsbestånd
Innan ett ordnings- och förteckningsarbete påbörjas ska det göras en grundlig inventering av de handlingar som kan antas ingå i arkivet.
Syftet med inventeringen är att skapa en bild av arkivets storlek och avgränsning och säkerställa att arkivet blir så komplett som möjligt. En noggrann inventering underlättar arbetet och sparar tid. Att i efterhand hitta handlingar som tillhör arkivet innebär ofta merarbete och att arkivförteckning får en sämre struktur.
Vid inventeringen är det viktigt att tänka igenom var handlingar kan förvaras och att de kan finnas i olika format. Detta är särskilt viktigt om arkivet är oordnat, spritt i olika lokaler och finns i olika format. Pappershandlingar kan till exempel påträffas i tjänsterum och i kassaskåp. Digitala handlingar kan finnas i databaser, på servrar och som ”lösa” filer på gemensamma nätverkskataloger. Det är också viktigt att komma ihåg att ta med udda format, till exempel fotografier, filmer, mikrofilm, ritningar och affischer.
Tänk på att handlingar som ska ingå i arkivet kan vara utlånade.
Vid inventeringen kan även handlingar som är gallringsbara påträffas. Dessa ska hållas åtskilda från handlingar som ska bevaras så att inte bevarandeinformation gallras av misstag. De gallringsbara handlingarna ska inte ingå i arkivförteckningen vid levererans till Regionarkivet. De kan antingen förtecknas i verksamhetens arkivförteckning eller hållas ordnade på annat sätt så att de lätt kan återfinnas.
