Denna sida har inte uppdaterats på sex månader och kanske inte aktuell längre.
5. Förteckna arkivet
Oavsett om förteckningsarbetet görs i Word/Excel eller i ett arkivredovisningssystem så är uppgifterna som ska ingå desamma.
Består arkivet av omkring 100 volymer eller färre är det bättre att förteckna på ett förteckningsblad
Word, 27 kB.. Förtecknar man i en mall så ska varje serie skrivas på ett eget förteckningsblad.
Är det fler än 100 volymer som ska förtecknas rekommenderar vi att använda arkivredovisningssystemet Visual arkiv. Den som är arkivansvarig på myndigheten kan kontakta Regionarkivet för att beställa ett konto till den person som ska förteckna arkivet.
Arkivnr 1 | Arkivnamn ARKIVBILDARNAMN | Serie A1 | |||
|---|---|---|---|---|---|
Serierubrik. Handlingstypen skrivs i plural. För handlingar som rör ett visst ämne används ofta frasen "Handlingar rörande..." | |||||
Placering | Volymnr | Tid | Anmärkningar | ||
I serieanmärkningen skrivs information som rör hela serien:
| |||||
Rum 1 | 1 | 1894-1898 | Tid. Anger tid för första och sista handlingen i volymen. För patientjournalserier anges vårdår i serierubriken. | ||
2 | 1899-1902 | Volymerna ska förtecknas i kronologisk ordning. | |||
3 | 1899-1914 | Om flera volymer har samma begynnelseår ska den med det senaste slutåret stå sist. | |||
4 | 1915-1925 | I volymanmärkningen skrivs information som gäller för den enskilda volymen, vilket kan vara sorteringsordning (t ex. diarienummer, alfabetisk ordning eller dag-månad-år) och avvikande format. Vissa handlingar kan vara bra att redovisa på handlingsnivå, t ex. rapporter och tryck. Se exempel nedan för standardfraser som används i serie- eller volymanmärkningen: | |||
5 | 1926-1930 | Med används när man vill upplysa om innehåll i serien som inte framgår av rubriken, men som kan vara viktigt vid återsökning. "Med register". | |||
6 | 1930-1945 | Spridda år. Vissa år saknas. | |||
7 | 1946-1952 | Lucka. Används om det saknas handlingar inom en volym. Lucka 1947-1948. | |||
- | 1949-1950 | Luftserie eller luftvolym - korshänvisning. Ingår i A1:4. När det är få handlingar i en serie kan handlingar läggas i en annan series volym. Då den fysiska volymen saknas markeras detta med ett bindestreck i volymnummerkolumnen. | |||
8 | 1952-1960 | Häri även Ledningsgruppens protokoll 1949-1950 (A2). (Korshänvisning). I volymen läggs handlingar från en annan serie i ett eget aktomslag. Se till att seriesignumet är tydligt markerat på aktomslaget. | |||
