Besiktning och transport
När leveransförfrågan kommit in kontaktar Regionarkivets leveranfunktion er och bokar in ett datum för leveransbesiktning. Besiktningen görs där arkivet förvaras. Vi upprättar ett protokoll under besiktningen där eventuella brister isåfall noteras. Dessa ska åtgärdas av verksamheten innan arkivet kan levereras till Regionarkivet.
Små arkiv
Arkiv som är max 1 hyllmeter behöver i regel inte besiktas av Regionarkivet före leverans. I dessa fall räcker det att ni gör egenkontrollen och bifogar den i leveransförfrågan. Regionarkivet kontaktar er för att tillsammans börja planera ett datum för transporten till oss.
Transport
När besiktningen har godkänts stämmer ni av med Regionarkivet när leveransen kan tas emot, därefter bokar ni ett leveransdatum med en transportfirma. Transportfirman som anlitas ska uppfylla Regionarkivets krav för arkivflyttar
Pdf, 264.5 kB.. Den levererande myndigheten står för alla kostnader förknippade med transport och uppackning hos Regionarkivet.
Datum för leveransen ska alltid samordnas i förväg med Regionarkivet. Oanmälda leveranser kommer att skickas tillbaka.
Leveransreversal
Ett reversal ska fyllas i och skickas med i den fysiska leveransen. Den beskriver översiktligt vad ni levererar och hur mycket.
Regionarkivet gör en mottagningskontroll och om allt ser bra ut skickas en kopia av reversalet tillbaka, som ett kvitto på att Regionarkivet har övertagit arkivet.
Om brister upptäcks vid mottagningskontrollen är det den levererande myndighetens ansvar att åtgärda dem. Hur man löser det rent praktiskt bestäms i överenskommelse med leveransfunktionen.
