Vilka webbplatser ska bevaras?

Exempel på frågor för att ta ställning till om en myndighets webbplats ska bevaras eller gallras:

• Är det en myndighet inom Region Stockholm som äger informationen på webbplatsen?
• Är det en webbplats som rör myndighetens huvudsakliga verksamhet och som har ett unikt och värdefullt innehåll?
• Har nya uppdrag eller arbetsområden tillförts myndigheten som påverkar webbplatsens innehåll?
• Är det en webbplats som har ett värdefullt medicinskt innehåll?
• Är det ett innehåll som kan vara intressant för framtida forskning?

Om svaret är ja på någon av ovanstående frågor talar det för att webbplatsen borde bevaras. Kontakta Regionarkivet om ni vill teckna ett webbarkiveringsavtal och påbörja insamling av befintliga webbplatser.

Vid en webbarkivering fångas hur hela webbplatsen såg ut och fungerade vid insamlingstillfället. Regionarkivets insamling av webbplatser aspirerar inte på att vara heltäckande, utan att ge en ögonblicksbild som bevaras för framtiden.

Regionarkivets rekommendation är att Region Stockholms webbplatser ska samlas in och bevaras 1-2 gånger per år. Syftet är att fånga en ögonblicksbild av vad och när regionens verksamheter har kommunicerat för budskap, samt hur informationen har presenterats för sina målgrupper vid olika tidpunkter.

Extra insamling

Bedömer myndigheten att en extra insamling av webbplatsen behöver göras utöver det avtalade insamlingsintervallet på 1-2 gånger årligen så ska Regionarkivet kontaktas. Det kan vara aktuellt i samband med större samhällshändelser eller planerade förändringar på webbplatsen som påverkar dess layout, innehåll och funktion.

Behöver ni arkivera webben oftare?

Om det finns ett verksamhetsbehov av att samla in webbplatsen med tätare intervall eller att själv äga arkivkopiorna rekommenderas myndigheterna att skaffa ett eget insamlingsverktyg för det syftet. Då kan ett par egengjorda arkivkopior av webbplatsen per år sparas och levereras till Regionarkivet.

Samråd vid införande och avveckling av webbplatser

Vid införande av en ny webbplats ska ett samråd göras med Regionarkivet. I samrådet görs en informationsvärdering av webbplatsens kommande innehåll samt en uppskattning hur ofta insamling bör ske från webbplatsen.

När en webbplats ska avvecklas ska ett samråd göras med Regionarkivet. Bedömer verksamheten att webbplatsen har ett bevarandevärde kommer verksamheten och Regionarkivet överens om ett insamlingstillfälle eller period, det vill säga om webbplatsen ska hämtas en gång innan avveckling, eller under ett tidsintervall inför avvecklingen. I vanliga fall räcker engångsinsamlingar vid dessa tillfällen.