Innan man påbörjar ett leveransprojekt från ett system är det bra att känna till några grundläggande krav för att kunna leverera till Regionarkivet:

• Informationen ska bevaras för all framtid.
• Informationen ska höra till en väl avgränsad period och levereras sammanhållet, oavsett om den är digital eller på papper, fram till ett visst brytdatum.
  • Om det finns digital information som behövs för återsökning av handlingar på papper, eller annan digital information som hör ihop med handlingar på papper, ska dessa levereras samordnat.
    
  • Om analog och digital information som hör ihop inte kan levereras samtidigt ska en skriftlig överenskommelse mellan myndighetens arkivansvarige och Regionarkivet göras, där vi kommer överens om när den resterande informationen ska levereras.
• Alla leveranser måste godkännas av Regionarkivet.

Det övergripande regelverket för leveranser finns i styrdokumentet Överlämnande av arkivinformation till Regionarkivet Pdf, 350.7 kB..

Gallringsbar information och samråd

Regionarkivet tar inte emot gallringsbar digital information, börja därför med att avgöra om informationen i systemet ska bevaras eller kan gallras. En bra början är att söka motsvarigheter i våra generella bevarande- och gallringsplaner och läsa mer om regler för gallring.

• Bedöms hela informationsmängden i systemet kunna gallras ska ni utreda och framställa om gallring som samråds med Regionarkivet. Ska systemet som sådant avvecklas görs gallringsframställan i samband med samråd om avveckling. Först när Regionarkivet har tillstyrkt gallringsframställan kan informationen gallras och systemet avvecklas. Informationen ska i sådana fall inte levereras till e-arkivet.

• Ska hela eller delar av informationen bevaras och verksamheten vill leverera den till e-arkivet kan ni avvakta med samråd och gallringsframställan till senare i leveransens genomförandefas. Börja med att göra en preliminär mappning och fältanalys för att utreda vilken information som är aktuell för e-arkivering och inled en förstudie.

Mellanlagring

Så länge myndigheten behöver ha direkt tillgång till sin information ska den finnas kvar där. För digital information från system som ska avvecklas men verksamheten fortfarande behöver tillgång till kan Serviceförvaltningen i vissa fall erbjuda en mellanlagringstjänst. Kontakta mlt@regionstockholm.se för mer information.

Förstudie

När man tagit reda på informationens betydelse och verksamhetens eget behov av den och kommit fram till att den är aktuell för e-arkivering, så är det dags att undersöka informationens och systemets förutsättningar. Detta görs genom att inleda en förstudie, vilket lägger grunden för att kunna starta ett leveransprojekt till e-arkivet.