Handlägga ett ärende
När ett ärende fördelats till en av myndighetens handläggare är det registratorns uppgift att slussa alla handlingar/information och frågor kring detta ärende till rätt handläggare.
Handläggaren ska enligt myndighetens rutiner, vartefter nya handlingar kommer in eller expedieras, antingen själv registrera handlingarna eller meddela registratorn som för in uppgifterna i diariet/ärendehanteringssystemet. Detta gäller även handlingar som kommit in eller skickats via e-post.
Avsluta ett ärende
När ett ärende är färdigbehandlat ska handläggaren avsluta det enligt följande:
- Ärendet rensas genom att det som inte är allmänna handlingar tas bort. Ärenderensning gäller även digitalt lagrad information.
- Om myndigheten bevarar sina ärenden på papper ska handläggaren skriva ut de handlingar/den information som finns digitalt lagrad. Pappersutskrifterna placeras tillsammans med övriga handlingar i ärendet.
- Kontrollera att anteckningarna på den eventuella följesedeln/ärendekortet och diariet överensstämmer med de handlingar/den information som faktiskt finns i ärendet.
- Om myndigheten bevarar sina ärenden digitalt ska handläggaren kontrollera att alla handlingar/all information finns i systemet innan ärendet lämnas för avslut.
- Ärendet lämnas till registratorn för att avslutas i diariet och arkiveras.
