I förstudien undersöker man bland annat:

• Systemets egenskaper och förutsättningar för export av information
• Kartlägger hur informationen i systemet ser ut och hänger ihop
• Vilka filformat som förekommer och om de behöver konverteras till godkända format Pdf, 440.4 kB. innan de kan levereras till e-arkivet.

Till detta har man stor nytta av relevant systemdokumentation, interna instruktioner och förteckningar över förkortningar, koder och liknande som behövs för att förstå informationen.

Nästa steg är att hitta en passande leveransspecifikation för informationen, göra en fältanalys och påbörja en mappning av informationen i systemet till den valda leveransspecifikationen.

Leveransspecifikationer

Inför leveranser till e-arkivet ska informationen i systemet mappas till en leveransspecifikation för att informationen ska vara sökbar och strukturerad i e-arkivet. Regionarkivet kan hjälpa er att hitta rätt specifikation för informationen som ska levereras. I nuläget finns specifikationer för följande typer av information:

• Ärende och dokument Pdf, 1.3 MB., som passar för diarie- och ärendehanteringssystem av olika slag
• Ekonomiinformation - ingår som kapitel i Ärende och dokument
• Skannade personalakter - ingår som kapitel i Ärende och dokument
• Patientjournaler Zip, 2.5 MB.
  

Det pågår kontinuerligt arbete med att ta fram leveransspecifikationer för fler typer av information. Hittar du ingen specifikation som passar för den typ av information du vill leverera? Kontakta oss och berätta mer.

Leverera allt eller bara äldre information?

När man ska leverera information till e-arkivet kan man antingen leverera:

• Periodiskt, t ex. äldre information som skapats under en avgränsad period. Detta leveranssätt passar bra när myndigheten ska ha kvar systemet och bara behöver ha kvar tillgång till nyare information för att verksamheten ska fungera, men ser en fördel med att kunna avlasta systemet genom att e-arkivera äldre information som inte behövs i den dagliga driften eller efterfrågas särskilt ofta.
  

• En gång, dvs. man levererar all information som skapats i systemet under tiden det använts. Detta leveranssätt passar bra om systemet ska avvecklas och/eller bytas ut.

När man planerar att påbörja periodiska leveranser ur ett system så kan förstudien och leveransmetoden återanvändas till kommande leveranser.

Leveransöverenskommelse

När förstudien är klar skickas en leveransförfrågan in med bifogad förstudie. Därefter görs en leveransöverenskommelse och vi planerar för när leveransprojektet ska börja.