Det övergripande regelverket för leveranser finns i instruktionen för Överlämnande av arkivinformation till Regionarkivet Pdf, 350.7 kB.. Följande krav måste bland annat uppfyllas:

• Informationen ska bevaras för all framtid. Läs mer om regler för gallring.
  
• Arkivet ska ordnas och förtecknas enligt Regionarkivets instruktioner.
• Informationen ska vara väl avgränsad och levereras sammanhållet, oavsett om den är digital eller på papper, fram till ett visst brytdatum.
  • Om det finns register som behövs för återsökning av handlingar på papper, eller annan digital information som hör ihop med handlingar på papper, ska dessa levereras samordnat.
    
  • Om analog och digital information som hör ihop inte kan levereras samtidigt ska en skriftlig överenskommelse mellan myndighetens arkivansvarige och Regionarkivet göras, där vi kommer överens om när den resterande informationen ska levereras.
  • Har ni gallringsbar information på papper som ni inte behöver ha direkt tillgång till? I vissa fall kan Regionarkivet deponera gallringsbara handlingar som hör till samma period som information som ska levereras och bevaras.
• Alla leveranser måste godkännas av Regionarkivet.

Inventering

Gör en inventering för att komma fram till hur informationen ska avgränsas. Det är också viktigt att kartlägga hur olika organisationsförändringar påverkat informationen. I vissa fall ska den kanske förtecknas hos en annan arkivbildare för att den ska kunna hittas lättare.