Arbetsgång i e-arkiveringsprojekt

1. Se till att systemet har funktioner för att exportera och gallra information. Om det inte finns så måste det ordnas.
2. Ta fram funktionalitet för att konvertera informationen i systemet till arkivpaket enligt leveransspecifikation.
3. Samla ihop relevant systemdokumentation, interna instruktioner och förteckningar över förkortningar, koder och liknande som behövs för att förstå informationen.
4. Om systemet innehåller digitala filer ska filformaten analyseras, och om det behövs konverteras till godkända filformat.
5. Skapa arkivpaket enligt mappningen till den leveransspecifikation som passar för informationen i systemet.
6. Gör en mindre testleverans som Regionarkivet läser in i e-arkivet, via Regionarkivets leveransportal eller SFTP.
7. Verifiera om leveransen blev som förväntat med stöd av Regionarkivet.
8. Eventuella fel åtgärdas, t ex. genom att uppdatera mappningen inför omleverans. Isåfall upprepas steg 6 och 7.
   
9. När informationen ser ut som förväntat godkänns verifieringen av verksamheten och Regionarkivet.
10. Verksamheten färdigställer gallringsframställan för informationen och samråd om avveckling i de fall även systemet i sig ska avvecklas. Bifoga gärna mappningsunderlaget och fältanalysen när det skickas in för samråd med Regionarkivet.
11. Verksamheten gör en slutlig leverans av hela informationsmängden som Regionarkivet läser in i e-arkivet
12. Verksamheten upprättar ett reversal Pdf, 82.3 kB. för leveransen.
13. Slutverifiering och mottagningskontroll av leveransen tillsammans med Regionarkivet.
14. Godkänna leverans. I samband med detta kommer myndigheten och Regionarkivet överens om ett datum då Regionarkivet tar över informationen som levererats.
15. Eventuella loggar Pdf, 244.7 kB. tas ut och behålls hos verksamhetens tills gallringsfristen har löpt ut.
16. Systemet kan nu avvecklas, alt. levererad period gallras från systemet eller låses, så att den enbart går att läsa och inte redigera. Detta förutsätter att Regionarkivet har tillstyrkt samrådet (punkt 10).
17. Planera in när det är dags att leverera nästa period från systemet, eller det system som ska ersätta det. Detta steg hoppas över om all information levererades under projektet och inget nytt system kommer att ersätta det gamla.
    

Projektavslut

När leveransen är godkänd får verksamheten tillbaka ett exemplar av reversalet Pdf, 82.3 kB.. Mottagningserkännandet på reversalet motsvarar det datum som Regionarkivet övertar ägandet och ansvaret för informationen.