Hantera brev och e-post
All post som kommer till en myndighet ska ankomststämplas. Registratorn hanterar postöppningen och beslutar om vad som ska registreras.
Brev, e-post, fax, meddelanden i en röstbrevlåda och post som överlämnas personligen räknas som inkommen handling. Tjänstepost som exempelvis levereras till en tjänstemans hem räknas också som inkommen till myndigheten.
Personadresserad post (där den anställdes namn står före arbetsplatsens)
- Inga tjänstemän ska ha sin privata post ställd till arbetsplatsen.
- Registratorn ska ha en fullmakt från alla anställda inom myndigheten som ger henne/honom rätt att öppna personligt adresserad korrespondens.
Undantag gäller för fackliga och politiska förtroendemän. Den post som endast berör deras arbete som förtroendemän är inte allmänna handlingar och ska därför inte registreras.
E-post och fax
- Det ska finnas en myndighetsbrevlåda för e-post. Adressen till e-postlådan ska anges på myndighetens hemsida och ska öppnas av registrator varje arbetsdag.
- Handläggaren ansvarar för att se till att hans/hennes ärenden/handlingar/information blir registrerade, oavsett vilken teknik som används vid korrespondensen.
- Uppgifter i text/bildkommunikationssystem (till exempel intern och extern e-post samt fax) vilka tillfört ett ärende sakuppgift ska läggas till i ärendet.
Muntlig information, sms och röstbrevlåda
Uppgifter av betydelse som tillförts ett ärende muntligt (exempelvis via telefonsamtal eller röstbrevlåda) ska antecknas. Anteckningarna ska tillföras ärendet och arkiveras med det. Detta gäller även när information inkommer via sms.
