Gallring vid skanning
Pappershandlingar skannas ofta in i olika IT-system för att därefter gallras. Om man vill gallra pappersoriginalet efter inskanning behövs ett gallringsbeslut.
Generella gallringsbeslut för inskannade pappershandlingar
Förutsättningarna för gallring av inskannade pappershandlingar skiljer sig åt beroende på vilken bevarande- och gallringsplan de omfattas av. Om handlingarna som skannats in inte omfattas av någon generell bevarande- och gallringsplan så behövs ett separat gallringsbeslut innan gallring kan göras. Se avsnittet Ta fram ett nytt gallringsbeslut.
Administrativa handlingar, handlingar inom personaladministrativ verksamhet och handlingar i upphandlingsärenden
Innan myndigheten börjar skanna in och gallra pappershandlingar som ingår i ovan tre bevarande- och gallringsplaner ska arkivansvarig fatta beslut om tillämpning av planens bestämmelser om skanning. Beslutet ska innehålla ett startdatum för den nya hanteringen, vilka system som omfattas samt eventuella handlingstyper som undantas från beslutet. Beslutet bör skickas in till Regionarkivet för kännedom.
Handlingar som ingår i nämnda tre bevarande- och gallringsplaner kan gallras efter inskanning om följande krav är uppfyllda:
- Informationen i systemet ska vara möjlig att konvertera till något format som är godkänt för slutarkivering enligt Regionarkivets formatspecifikation
Pdf, 440.4 kB..
- Myndigheten ansvarar för att samtliga dokument blir korrekt inskannade och att läsbarheten är god.
- Myndigheten ska ha fastställda rutiner som garanterar att format- och kvalitetskraven vid skanning uppfylls. Dessa fastställda rutiner ska kunna presenteras vid en inspektion.
Vårdhandlingar
Pappersunderlag till inskannade patientjournaler kan gallras när uppgifterna kontrollerats och under förutsättning att långtidslagringen är godkänd av Regionarkivet. Bestämmelserna som gäller för inskannade journaler finns i bevarande- och gallringsplanerna för analoga och digitala vårdhandlingar.
