Ordna, strukturera och dokumentera
Har ni ingen plats att ordna arkivet på? Då kan ni hyra en plats för att ta med och ordna arkivet hos Regionarkivet i Flemingsberg. Material kan köpas hos oss i samband med att arbetet genomförs. Kontakta oss för att boka en ordnarplats.
När det finns en överenskommelse om att ett arkiv ska levereras ska det ordnas enligt en av Regionarkivets två instruktioner, beroende på vad arkivet innehåller för typ av information:
Här finns kompletterande information om olika analoga format:
Barnhälsovårdsjournaler och bioarkiv förbereds för leverans enligt separata instruktioner.
Handlingar som är påverkade av skadedjur, fukt eller mögel ska hållas åtskilda från andra handlingar tills de har sanerats. Innan dess får de under inga omständigheter skickas till Regionarkivet.
Redovisa och dokumentera arkivet
I samband med att ni ordnar arkivet ska ni förteckna serier och volymer, och upprätta eller uppdatera arkivbeskrivningen. Det är viktigt för att kunna söka i och använda arkivet. I vissa fall behöver arkivförteckningen kompletteras med ett register, för t ex. ritningar och fotografier för att informationen ska bli sökbar.
Passa ihop ett nytt arkiv med ett äldre
Om verksamheten har levererat delar av sitt arkiv tidigare ska man stämma av att serie- och volymbeteckningar blir korrekta. Gör en sökning i våra register över arkiv, och kontakta Regionarkivet för att stämma av serie- och volymbeteckningarna i samband med att ni påbörjar ordningsarbetet.
Om du inte hittar svaren på dina frågor kontaktar du i första hand arkivarien på din myndighet, i andra hand leveransfunktionen på Regionarkivet.
