Hantera information i olika redovisningsmodeller
Handlingar som skapades innan VIR infördes ska vara förtecknade enligt allmänna arkivschemat. Det är viktigt att handlingarna som inkommit och upprättats hos myndigheten innan och efter VIR-införandet hålls åtskilda från varandra.
Tekniska begränsningar och hänsyn till den enskilde kan dock i vissa fall göra det olämpligt med en alltför strikt uppdelning av information som har skapats innan och efter att VIR har införts. Anpassade lösningar för olika handlingstyper eller IT-lösningar kan därför behöva användas.
Uppdelningen i arkivbildningen ska kunna förstås av framtida användare av arkiven. Noggrann dokumentation är därför nödvändig i både VIR-redovisningen och i redovisningen enligt det allmänna arkivschemat. Det kan vara lämpligt att ha olika lösningar för olika handlingstyper. Nedan finns råd för hur myndigheterna bör hantera följande information i samband med en övergång till VIR.
Ärendehantering och diarieföring
Ärenden som påbörjats innan VIR införs ska i möjligaste mån avslutas i samband med VIR-införandet. De ärenden som fortfarande är under aktiv handläggning vid övergången ska också avslutas. Handläggningen ska fortsätta i ett nytt ärende som öppnas enligt den nya VIR-strukturen och en korshänvisning ska göras mellan det nya och det gamla ärendet.
Om ovanstående visar sig omöjligt att genomföra i praktiken finns ett alternativ som endast i undantagsfall får tillämpas. Alternativet innebär att de ärenden som inte kan avslutas får fortsätta att vara öppna, och handläggningen kan fortsätta i dem. Kravet är att alla dessa ärenden ska avslutas senast tre år efter införandet av VIR.
Patientjournaler
Patientjournaler bör inte delas upp bara för att VIR införs. Ur ett patientperspektiv är det viktigt att inte dela upp journaler som annars skulle ha förts samlat. Journaler som påbörjats innan VIR införs och som fortsätter föras efter införandet bör i sin helhet redovisas enligt VIR. I förteckningen enligt allmänna arkivschemat bör man hänvisa till var dessa journaler finns.
Register som förs löpande
Löpande register bör som huvudregel inte delas upp eftersom det riskerar att leda till försämrade sök- och sammanställningsmöjligheter. Dessa bör därför redovisas enligt VIR. I förteckningen enligt allmänna arkivschemat bör det finnas en hänvisning till var registret finns.
Forskning och andra stora projekt
Forskning och projekt kan ge upphov till både ärenden, databaser samt dokument. De diarieförda ärendena bör hanteras på samma sätt som beskrivs i ovanstående stycke "Ärendehantering och diarieföring". Handlingarna bör hållas ihop och redovisas enligt VIR om projektet eller forskningen avslutas efter att VIR införts. Databaser med till exempel forskningsdata bör alltid hållas samman.
Ekonomi- och personalinformation
Ekonomiinformation och löpande löneinformation ordnas vanligen utifrån vilket räkenskapsår informationen hör till och inte strikt utifrån det kalenderår då informationen skapades. VIR bör då användas för information som rör det räkenskapsår då VIR infördes. Eftersom räkenskapsåret slutar vid årsskiftet är det starkt rekommenderat att införa VIR vid ett årsskifte.
Personalakter bör inte delas upp utan hanteras utifrån vilket år anställningen upphörde. Om anställningen upphörde efter att VIR införts ska personalakten redovisas enligt VIR.
Rekryteringsärenden hanteras på samma sätt som beskrivs i ovanstående stycke "Ärendehantering och diarieföring".
