Under våren har flera av Region Stockholms myndigheter arbetat med att leverera stora mängder handlingar till Regionarkivet. Syftet är att frigöra lokaler, avlasta verksamheterna och att säkerställa en trygg och enhetlig långtidslagring. Två exempel är Konserthuset Stockholm och Södersjukhuset, som här berättar lite om både utmaningar och vinster i arbetet.

Mer plats och bättre skydd

Maria Lundgren, redovisningsekonom på Konserthuset Stockholm, har haft rollen som arkivredogörare och drivit arbetet lokalt. Konserthusets material har funnits utspritt i hela huset och omfattar allt från artistkontrakt och program till protokoll och turnéhandlingar. Totalt kommer det bli omkring 600 arkivboxar.

– Det gamla huset har begränsade utrymmen, så det är bra att få det utrensat. Vi får mer plats och kan använda lokalerna på ett annat sätt. Dessutom blir handlingarna skyddade på ett helt annat sätt i Regionarkivet, säger Maria.

Den största utmaningen har varit att få tid och resurser att räcka till, eftersom arbetet sker parallellt med ordinarie arbetsuppgifter.

– Det är mycket regler, men vi har lärt oss mycket under resans gång och vi hoppas det blir enklare framöver när vi lärt oss mer.

Storskaligt arbete på Södersjukhuset

På Södersjukhuset leder arkivarien Birgitta Eriksson arbetet med att samordna leveranser från hela organisationen som omfattar 5 000 medarbetare.

Tillsammans med verksamheterna och Regionarkivet har en leveransplan tagits fram. Hittills omfattar arbetet cirka 2 500 boxar med främst administrativa handlingar, som protokoll, forskningsavtal och upphandlingsakter.

– Det är ett omfattande arbete, men det frigör mycket utrymme och gör att vi kan fokusera på den aktuella verksamheten i stället för äldre material, säger Birgitta.

Arbetet har krävt stort engagemang från verksamheterna, där arkivredogörare bidragit vid sidan av sina ordinarie roller.

Vinster både nu och på sikt

När materialet flyttas till Regionarkivet tar de också över ansvaret för bevarande och tillgänglighet. För verksamheterna innebär det både minskad arbetsbörda och bättre tillgång till arkiverade handlingar vid behov.

– Vi kan beställa material vid behov och avlastar resurser framåt. Det är en stor vinst, säger Birgitta.

Samtidigt betonar både Maria och Birgitta att arbetet är resurskrävande och kräver planering, men att nyttan är tydlig: säkra handlingar, frigjorda lokaler och en mer hållbar arkivhantering i hela regionen.